Українські підприємці все частіше користуються ПРРО. Якщо у 2021-му за допомогою таких систем було згенеровано лише 170 млн чеків, то за 11 місяців 2023-го — уже майже 2 млрд. Однак не всі ФОПи навчилися правильно застосовувати програмне забезпечення або ж досі його ігнорують. Тому за неповний 2023 рік податкова нарахувала майже 30 тисяч штрафів за порушення під час роботи із реєстраторами розрахункових операцій. У перерахунку на гроші це 1,65 млрд гривень. Але як розібратися із “касою в телефоні”? Яке ПРРО обирати і що з ним робити потім? З’ясуємо усе детально та дамо практичні інструкції.
Крок №1. Вибір ПРРО
Спершу оберіть програмне забезпечення, яке найкраще відповідає потребам вашого бізнесу. Враховуйте вартість, функціональність, підтримку інтеграцій з обліковими системами та відгуки користувачів. Якась із систем ідеально підходить для кафе, інша буде зручною для будівельного бізнесу. Ознайомитися детальніше з перевагами програмного реєстратора розрахункових операцій від Торгсофт можна за посиланням https://torgsoft.ua/options/prro/.
Крок №2. Вибрали? Тоді реєструємо ПРРО у податковій
Ваше ПРРО потрібно зареєструвати у податковій службі. Це можна зробити через електронний кабінет платника податків. Для цього зайдіть до електронного кабінету і виберіть розділ “Реєстрація ПРРО”, потім заповніть форму реєстрації: вкажіть дані про підприємство, зокрема назву, код ЄДРПОУ (або РНОКПП для ФОП), місцезнаходження тощо. Потім підпишіть та відправте форму. Для цього вам потрібен електронний цифровий підпис (ЕЦП). Після обробки запиту ДПС надасть вам підтвердження про реєстрацію ПРРО.
Крок 3: Встановлення та налаштування
Завантажте та встановіть обране програмне забезпечення на свій пристрій (смартфон, планшет чи комп’ютер). Потім відкрийте ПРРО на своєму пристрої, створіть обліковий запис або увійдіть у той, який уже маєте. Наступний крок: вкажіть дані про працівників, які будуть використовувати ПРРО. Потім внесіть дані про товари та послуги, які ви продаєте, включаючи їх назву, ціну, податкову групу та іншу необхідну інформацію. І наостанок подбайте про інтеграцію з обліковими системами (1С, CRM чи інші). Більш детальні інструкції зазвичай надає постачальник ПРРО. Дотримуйтесь їх для коректного встановлення програми.
Крок 4: Фіскалізація операцій
Для початку роботи з ПРРО необхідно забезпечити фіскалізацію кожної розрахункової операції. Це видача електронних чеків. ПРРО автоматично генерує їх для кожної операції. Чек можна відправити клієнту електронною поштою, SMS або через месенджери. Налаштуйте режим офлайн для безперебійної роботи ПРРО навіть у випадку відсутності інтернет-з’єднання. Це дозволить вам видавати чеки, які будуть автоматично відправлятися до податкової після відновлення зв’язку. Не забудьте про автоматичну звітність. ПРРО автоматично створює фінансові звіти та передає їх до податкової, що спрощує процес звітності.
Крок 5: Тестування системи та навчання персоналу
Після налаштування ПРРО проведіть тестування для перевірки коректності роботи. Переконайтеся, що всі функції працюють належним чином, а чеки генеруються та відправляються без помилок. Навчіть своїх працівників користуватися програмним забезпеченням, щоб вони могли швидко та ефективно обслуговувати клієнтів. Регулярно перевіряйте оновлення програмного забезпечення та встановлюйте їх, щоб забезпечити відповідність актуальним вимогам законодавства. У разі виникнення проблем звертайтеся до технічної підтримки постачальника ПРРО.
Як змінити систему ПРРО?
Якщо вам не подобається чи не підходить система реєстрації — ви можете легко її змінити. На ринку є чимало різних варіантів, тому ви не будете залежати від цінової політики якогось розробника чи технічних проблем його програмного забезпечення. Цей ринок регулює здорова конкуренція. Якщо ви починаєте роботу з новою системою ПРРО — зареєструйте її через уже відомий вам електронний кабінет платника податків. Заповніть відповідну форму, підпишіть її електронним цифровим підписом (ЕЦП) та відправте до податкової. Дочекайтеся підтвердження реєстрації нової системи і після цього зробіть експорт та імпорт даних: збережіть важливу інформацію зі старого ПРРО (історію транзакцій, звіти, налаштування тощо) та внесіть це у новий реєстратор.
Після цього можна встановлювати нове програмне забезпечення, налаштовувати його, автоматизовувати процеси та навчати персонал. Після тестових транзакцій потрібно зробити деактивацію старого ПРРО через електронний кабінет платника податків. Не забудьте на всяк випадок зберегти всі архівні дані зі старого ПРРО, адже вони можуть знадобитися в майбутньому. Загалом зміна програмного РРО — нескладний процес, але він потребує ретельного планування, бо навіть тимчасові технічні проблеми гальмують роботу бізнесу.
